勤怠クラウドを導入したら世界が変わった！
勤怠クラウドという言葉を聞いたことがあるが、利用するとどうなるのかイメージが湧かない
ということはありませんか？
今回は勤怠クラウドを導入した企業が今までの勤怠管理からどのように変わったのかを
お話ししていきます。
目次
①タイムカードでの勤怠管理
②勤怠クラウド導入によってもたらされる変化
③働き方改革によって必要とされる勤怠管理
①タイムカードでの勤怠管理
タイムカードを使われたことがあるという方はたくさんいらっしゃると思います。
縦長く、硬い紙と打刻機を事務室などの一室に置いておき、
出勤と退勤をした時にガッチャンと音を立てて紙に印字される。
うまく印字されずに２度出勤をしてしまい、おかしな所に数字が印字されてしまう時もありました。
勤怠の締めが近づくと１枚のタイムカードには数字がぎっしり印字されています。
このタイムカードはこの後いったいどうなるのでしょうか？
基本的な一連の流れを追ってみましょう。
・まずは、タイムカードの回収（複数店舗を管理している場合は各店舗回収します）
・打刻漏れ、ズレ、不正等のチェック
・Excelで管理されている場合は入力
・労働時間の集計
・給与計算ソフトへの入力
・まとめて保管（現在の保管期間は5年）
とタイムカードでの勤怠管理にはたくさんの工数が必要です。
②勤怠クラウド導入によってもたらされる変化
①でお話した作業が毎月必要となると大変ですよね。
勤怠クラウドを導入するとどのような変化が起こるのでしょうか？
わかりやすく表にしてみましたので見ていきましょう。
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タイムカード |
勤怠クラウド |
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タイムカードの回収 |
管理している店舗が遠方にあると回収に行ったり、郵送が必要となったりと手間 |
オンライン上から管理している全ての出勤簿（タイムカード）が確認することができますので回収の必要がありません |
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打刻漏れ、ズレ、不正 |
タイムカードを回収するのは1ヶ月間の勤怠情報が溜まり、締めた後になります。ですのでそれまで確認や修正をすることができません |
１日づつ確認、修正をおこなうことができ情報に違和感があるときはアラートを表示することも可能 指紋やGPSでの打刻で不正を防ぐこともできます |
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excelでの管理 |
excelに手打ちで1人づつ入力が必要です |
excelはなくなり勤怠情報は毎日オンライン上に溜まっていきます 打刻のしたらそのまま反映されるので入力の必要がありません |
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給与計算ソフトへの入力 |
excelのインポートに対応していないソフトの場合、さらえに入力が必要 |
給与情報などを事前に設定しておけば『勤怠情報をインポート』というボタンをポチッと押すだけで自動で計算を完了できます |
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保管 |
５年間の保管が必要で保管場所に困ってしまいます |
オンライン上に保管され、必要な時にいつでも印刷が可能です |
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シフトとの整合性 |
タイムカードではシフトと比較したり、紐づけることができません |
シフトに対して出退勤が早いのか遅いのか等が一目瞭然です |
是非、イメージをしてみてください。
憂鬱な勤怠集計の印象がガラッと変わります！
時間の面で見ればかなりの短縮が可能です。
その分、人件費も削減できます！
こちらは勤怠クラウドの基本的な機能であって活用度で言えば２０%くらいになるでしょう。
勤怠クラウドには様々な機能があり、
１つの記事には書ききれませんのでまたの機会にお話します。
③働き方改革によって必要とされる勤怠管理
働き方改革が2019年4月から施行されました。
その中で時間外労働の上限規制があり、
月の残業時間の上限が４５時間と定められました。（労使が合意した特別な場合を除く）
そうした世の中の動きの中で勤怠管理も正しいルールで、正確に管理する必要が求められています。
残業時間は毎日累積していくものです。
従ってタイムカードですと残業時間の累積を計算していかなければならず、疎かになってしまい
気づいた時には残業時間の上限４５時間を超えてしまっていたということも起きてしまいます。
今までは良かったとされていた部分も働き方改革によって罰せられてしまう可能性があります。
そのようなリスクを未然に防ぐためにも、自社の勤怠管理を見直してみてはいかがでしょうか？
最後に
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